Bazılarımız vardır, bilgisayarın başına geçip bir çırpıda istedikleri yazıyı yazıverir. Bazılarımız ise tabiri caizse “ince eleyip sık dokur” yani yazının başından bir türlü kalkamaz. Hem fazla vakit harcarız hem de yazının sonuna gelmeden sürekli eksik metinle çalışırız. Oysa küçük değişikliklerle hem hızlı hem de hızlı yazı yazabilirsiniz.

1. ‘Taslak’ Halinde Hazırlanma

Tüm metni bir seferde hatasız olarak yazmak yerine, söylemek istediklerinizi hızlıca yazarak bunu “ilk taslak” olarak kabul etmek çok daha etkili bir yaklaşımdır. “Gözden geçirme” aşamasında, yazınızda istediğiniz değişiklikleri yapabilirsiniz. Bu yaklaşımla elinizde tamamlanmış bir taslak metin olacak ve yapmak istediğiniz değişikliklerin metin üzerindeki etkilerini kolayca görebileceksiniz. Yazım işleminden önceki aşamaları doğru yaptıysanız, zaten yazıda değiştirecek çok fazla konu ortaya çıkmayacaktır.

2. Yazıyı Bitirmeden Başka İşle İlgilenmemek

Bir sekreter için bu mümkün olmasa da elinizden geldiğince yazım işlemini bir oturuşta bitirmeye çalışın. Böylece yazım işlemi boyunca düşüncelerinizde fazla değişiklik olmadan yazınızı bitirebilirsiniz. Yazım süresi ne kadar uzarsa, düşüncelerinizdeki değişiklikler de o kadar fazla olur. Bu da sonuçta yazıyı okuyan kişiye yansır.

3.Her Konuda Olduğu Gibi Yazı Yazarken De Termin Belirlenmeli

Yazılarınızı daha kısa sürede bitirmek için kendinize belirli tarih/zaman hedefi koyun. Hedeflere her zaman bağlı kalmak mümkün olmasa bile, dikkatinizi yoğunlaştırmak bakımından çok faydalı olacaktır.

B. ETKİLİ YAZI YAZABİLMEK İÇİN YAPMAMANIZ GEREKENLER

Yazınızda kullandığınız kelimelerin anlamlarını iyi bilin ve yerinde kullanın. Yazılarınızda argo deyimler kullanmayın. Bu sorunu tartışmak için karşılaşmamız lazım. Bu cümlede “karşılaşma” kelimesi yanlış yerde kullanılmıştır. Bu cümle şu şekilde düzeltilirse daha iyi olur.Bu sorunu tartışmamız için buluşup görüşmemiz lazım.

1. Mutlaka uzun ve okunması zor cümleler kurun. Böylece yazdıklarınızı anlamak o denli zor olur.
2. Sık sık olumsuz ifadelere yer verin ki yazdıklarınızı okuyan kişi size karşı bir sempati duymasın.
3. Sakın özlem-yüklem uyumuna dikkat etmeyin.
4. Bir cümleyi tamamlamadan yarıda kesmenizde hiçbir sakınca yok. Okuyan kişinin kafasını iyice karıştırmış olursunuz.

5. Aman yazdıklarınızı göndermeden önce okumayın. Yoksa bazı yanlışlıkları veya hataları görüp düzeltmeniz gerekebilir. Bırakın bu yanlışları yazıyı alan kişi düzeltsin.

6. Virgül güzel bir semboldür. Sık sık ve gereksiz yere istediğiniz kadar kullanabilirsiniz. Aynı şekilde ünlem işaretlerini seviyorsanız onları da bol bol kullanabilirsiniz
7. Yazışma resmi de olsa yalnızca sizin anlayabileceğiniz kısaltmalara yer verin ! Karşı taraf nasıl olsa bu işi çözmenin bir yolunu bulacaktır.
8. Bazı cümleleri sık sık tekrar edin ki karşı taraf artık o kadar sıkılsın ki o cümlenin ne kadar önemli olduğunu anlasın.

9. Yazarken eski ve modası geçmiş kelime ve deyimler kullanın ki hafızanızın ne kadar güçlü olduğu ortaya çıksın.

C. NOT ALIRKEN KULLANILAN KISALTMALAR

Not almayı kolay bir hale getirmek için steno uzmanı olmanız gerekmez. İşte size bunu kolayca yapmanız için beş önemli nokta:

1- Not alırken sesli harfleri çıkartınız. “Bnu okursnz y br ş blrsnz” (Bunu okursanız iyi bir iş bulursunuz.)

2- Kelimelerin baş harflerini kullanınız. (Temsilci için “tems”, kongre üyesi için “kong.üy”) ve diğer kolay hatırlanabilecek kısaltmalar kullanılabilir.
3- Kısaltmalardan sonra noktalama koymayınız. (Bunlar topluca fazla yer tutarlar.)
4- Kelimelerin yerine standart sembollerini koyunuz. Aşağıdaki liste size yardımcı olacaktır. Bu sembollerin çoğunu matematik ve mantık derslerinden hatırlayacaksınız.

D. ETKİLİ YAZI YAZMANIN PRATİK YOLLARI NEDİR

Henüz genç ve heyecanlıyken etkili yazı yazmak çoğumuz için belki de güzel aşk mektupları yazmaktan ibaretti. Çoğumuz aşk mektupları yazmaktan artık vazgeçtik ama iş mektupları yazmak iş hayatımızın bir parçası. Ve iş mektuplarında da hedefimiz güzel ve etkili yazmak olmalı. “BAŞARILI İŞ YAZIŞMALARI” kitabının yazarı Gordon R. Wainwright etkili yazı yazmanın pratik yollarını anlatıyor.

Yazılarınızın daha da etkileyici olması için önce yazı çeşitlerini tanımanız gerekir. Hangi türde yazı yazdığınızı bilirseniz, konuyu saptırmadan yazmanız kolaylaşır. Yazı çeşitleri 4 grupta toplanabilir:

1. Tanımlama

2. Açıklama

3. Tartışma

4. Anlatma

Yazınızın anlamını değiştirecek nitelikte değilse, cümlelerinizin içinde istek kipleri, cümlecikler kullanmayın. Bu tür ifadeler sadece cümlelerinizi daha uzun ve karmaşık hale getirerek okuyucunun anlamasını güçleştirir. Sonuç olarak her zaman olmasa bile, okuyucunun aklı karışabilir. Bu cümle şu şekilde sadeleştirilebilir: Sonuç olarak okuyucunun aklı karışabilir. Çünkü, zaten “karışabilir” kelimesi, “her zaman olmasa bile” anlamını vermektedir.

1. Tanımlama

Bir düşünce, okuyucunun zihninde bir resim canlandırmak amacıyla kelimelere dökülür. Bardağa dökülen altın sarısı rengindeki biranın üstünde tıpkı fıçı birasındaki gibi, koyu kremaya benzer bir köpük oluşmuştur.

2. Açıklama

Bu tür yazılarda bir konu hakkında bilgi verilir veya açıklamalar yapılır. Bu etki, her bira kutusunda yeni akımlı patentimizi kullanarak elde edilebilir.

3. Tartışma

Bu yazı türünde herhangi bir konuda analiz yapılabilir, tezlere karşı çıkılabilir veya gerekçeler ortaya atılarak kişisel görüşler belirtilebilir. Bu biranın tadı, fıçı biranın tadına benzediği için, çoğu kişi tarafından geleneksel kutu biranın gazlı tadından daha çok beğenildiğini düşünmekteyiz.

4. Anlatma

Bu yazı türünde genellikle bir öykü anlatılır ya da kronolojik (tarihsel) sıraya göre bazı bilgiler verilir. En iyi sonucu almak için, kutunun üstündeki kapağı kaldırıp bardağı düz tutun ve birayı ortasına boşaltın.
Genellikle bir yazı, bu yazı türlerinin birkaçının karışımından oluşmaktadır. Ancak yazının genel ifadesi daha çok belirli bir yazı türüne uyar. Hangi türde yazı yazmanız gerektiğini belirlerseniz, konuda vurgulamak istediğiniz noktaları daha kolay bir şekilde ifade edebilirsiniz.

E. ETKİLİ YAZI YAZMA TEKNİKLERİ

İnsanlar yazı yazarken çoğu kez sadece düşüncelerini kısa olarak ifade etmek yerine, okuyucularını güzel yazılarıyla etkilemeye çalışırlar. Güzel yazı yazmak, karşı tarafı etkilemek kuşkusuz çok önemli ama bazı noktaları da asla gözden kaçırmamalı.

1. Yazılacak Konuyu Hiç Bilmemek

Konuyu olduğundan daha karmaşık bir şekilde ifade etmeye gerek yoktur. Yapılan araştırmalar insanların çok hızlı okumadıklarını ve okuduklarının da tümünü anlamadıklarını göstermiştir.

Ortalama bir okuyucu dakikada 150-250 kelime okuyabilmektedir. Eğer sesli okuma yapılıyorsa bu değer dakikada 120-150 kelime arasında değişmektedir.
Okunanların anlaşılma oranının ise ortalama olarak %70-75 arasında değiştiği belirlenmiştir. Bu nedenle yazının karmaşık ifadelerle yazılması okuyucuyu daha da yavaşlatacak, okuma değerlerini daha da düşürecektir.
Yazdıklarınızın okuyucu kitlesi tarafından anlaşılamaması sonuçta sizin yararınıza olmayacağı için karmaşık ifadelerden kaçınmalısınız.

2. Tatlı Bir Dil Kullanmak

Yapılan araştırmalar okuyucuların olumlu ifadeleri, olumsuz ifadelerden daha kolay anladıklarını ortaya koymuştur.

2.1.Olumlu İfade

“Bu çözümün uygulanabileceğini düşünmek mantıklıdır.”
2.2.Olumsuz İfade

“Bu çözümün uygulanabileceğini düşünmek mantıksız değildir.”
Okuma sırasında beynin faaliyetleri ölçülerek insanların olumsuz cümleleri anlamak için daha çok zorlandıkları belirlenmiştir. Ayrıca olumsuz cümlelerin yanlış anlaşılma imkanları daha fazladır.

F. ETKİLİ YAZI YAZMA İLKELERİ VE TEKNİKLERİ

İnsanlar yazı yazarken çoğu kez sadece düşüncelerini kısa olarak ifade etmek yerine, okuyucularını güzel yazılarıyla etkilemeye çalışırlar. Bunu yapabilmek için, yazıda bazı noktalara önem verilmesi gerekir.

1. Aktif Cümle

Yine yapılan araştırmalar göstermiştir ki, aktif ifadeyle yazılmış cümleler, pasif ifadeye göre daha kolay anlaşılmaktadır. Çoğu insan gibi aktif cümle ve pasif cümle arasındaki farkı tam olarak anlayamıyorsanız, aşağıdaki örneği inceleyin:
Aktif: Size davetiye gönderdim.

Pasif: Size tarafımdan bir davetiye gönderilmiştir.

Eğer cümlede eylemi özne yapıyorsa (ilk cümlede özne ‘ben’ ve işi yapan yani gönderme işini yapan ‘ben’, bu cümle aktif bir cümledir.

Eğer cümlede eylem öznenin üzerinde yapılıyorsa (ikinci cümlede özne ‘davetiye’ ve işlem davetiye üzerinde yapılıyor.) Bu cümle pasif bir cümledir. Görüldüğü gibi pasif ifadeyle yapılan cümle daha uzun ve karmaşıktır. Normal konuşma ve yazı dilinde çok sık kullanılmamakla birlikte işi yapan kişinin yani öznenin önemli olmadığı durumlarda pasif cümle kurulması daha mantıklıdır. “Toplantıda aşağıdaki kararları aldık” yerine “toplantıda aşağıdaki kararlar alınmıştır” çok daha uygundur. Çünkü önemli olan alınan karardır.

2.Özet İfade

Topladığınız bilgilerin tümünü yazınızın içine koymak size pek fazla bir şey kazandırmayacaktır. Yazınızda bulunan tüm bilgiler sadece okuyucu için gerekli bilgiler olmalıdır. Benzer şekilde cümlelerde de gereksiz kelimeler kullanılmamalıdır. Örneğin. Aşağıda verilen cümle kolaylıkla sadeleştirilebilir:
Karmaşık ifade:Piyasa hedeflerimize ve başarıya ulaşmak için
planladığımız stratejinizin temel unsuru olarak birkaç yenilik ortaya koyduk.
Özet ifade: Piyasada başarı için stratejimizin temel unsuru olarak
birkaç yenilik geliştirdik.

G. YAZMAK KAĞITLA KONUŞMAKTIR

Bir dili konuşabilen ya da okuyabilen her insan yazabilir de. Yazı yazarken, vermek istediğiniz mesajı ağzınız yerine eliniz aracılığıyla verirsiniz. Eğer büronuzun ya da oturma odanızın mahremiyetinde yazıyorsanız, sözel olanı kadar canlı bir yazılı iletişimi nasıl kurabilirsiniz? Bu bilinmezin anahtarı, iletişim sözcüğünün kendisinde yatar.

1. Konuşma İle Yazma Arasındaki İlişki

Konuşmaktan ya da yazmaktan söz etseniz, konu her zaman iletişimdir. Yani her iki durumda da, düşüncelerinizi ya da duygularınızı dışa vurmaktan ve başkalarına iletmekten söz edersiniz. Verdiğiniz mesajı alacak kişinin sizin anlatmak istediklerinizi anlayabileceği, hissettiğiniz ya da inandığınız şeyleri içeren bir mesaj göndermekten söz edersiniz.

Konuşurken, bu anlamları sözcüklerle olduğu kadar yüz mimikleri, vücut hareketleri ve ses tonunuzla da ifade edersiniz. Birisiyle yüz yüze konuşmanın avantajları olsa da (iletişimi tamamlayan birçok karmaşık öğeyi kullanabilme gibi) “saldırgan sözler” bağlamında insanlar birbirlerini yanlış da anlayabilirler. Bu yüz yüze konuşma elemanlarını birer birer kaldırdığınızda, telefon konuşmalarında olduğu gibi, yanlış anlaşılma olasılığı artar. Ama diğer yandan, yanlış anlaşılmadan kaçınma yolları da artar.

Söylediklerimiz sizin için pek yeni olmasa gerek. Karşınızdakiyle birbirinizin gözünün içine baka baka konuşsanız da, bir konuda anlaşılamama sorununu sık sık yaşamışsınızdır. Ve bu konuşma ne kadar heyecanlı ve duygu yüklüyse, bu işleyişin gerçekleşmesi o kadar zorlaşır. Hem sizin hem de karşınızdaki kişinin duyguları, değerleri, gereksinimleri, arzuları, davranışları ve eğilimleri devreye girer.

Madalyonun diğer yüzü de, eğer konuşma hiçbir duygu tonu taşımazsa, diğer insanın dikkatini çekecek ve sizin söylediklerinizi anlamaya çalışmasını sağlayacak kadar ilgi çekici olmamasıdır. Karşımızdakine iletmeye çalıştığımız her duygu ya da düşünce, bizim erken çocukluk döneminde başlayıp günlük deneyimlerimizle gelişmiş kendi öznel anlamlarımızla örtülmüştür.

H. İŞ YAZILARININ DÜZENLENMESİ

1. Ön Hazırlık

Yazıya başlamadan önce düşünmek ve bazı hazırlıklar yapmak gerekir. Bu hazırlık basamakları şunlardır;

Mesajın amacını belirleme

Okuyucu (yazıyı alacak olan) gözde canlandırma

Mesajda bulunacak ana fikirleri belirleme

Ana fikirleri besleyecek bilgileri toplama

Fikirleri en etkili düzende organize etme

2. Karalama İle İlgili Örnekler

Cevap için veya yazının hazırlanması için gerekli olan bütün bilgiler ve belgeler elinizin altında olsun.

Yazıyı temize çekecek olanın okuyabileceği okunaklıkta yazınız.

Sözcüklerin sonlarındaki ekleri (-nin, -ni, -miz, -me, -ne, …) belirgin şekilde yazınız.

Büyük ve küçük olarak yanlış, birbirine yakın (k/K, c/C, ı/I… gibi) harfleri büyük harfle yazarken dikkatli olunuz.

Satırlar arasında yeteri kadar açıklık bırakınız. Her iki taraftan da geniş marj bırakarak, yazınızın kolay ve atlatmadan okunmasına olanak veriniz.

İlk taslağınızda veya bilgisayarda çekilmiş yazıda düzeltme yapıyorsanız, bunların anlaşılır olmasına, karışıklık yaratmamasına özen gösteriniz.

Düzeltmeler için değişik renkte kalem kullanmanın, çoğu kez, yararlı olacağını göz önünde tutunuz.

Başka yerden alıntıları iyi bir işaretleme yöntemi ile belirlerseniz (temize çekenin yanlışlık yapacağından korkmazsınız) uzun uzun müsveddenize kopya edip zaman harcamanıza gerek kalmaz.

Eğer hızlı yazabiliyorsanız, karalamanızı bilgisayarda da yazabilirsiniz. Aklınıza geleni, daha kısa sürede yazabileceğiniz için el yazısına nazaran düşüncelerinize daha rahat akım sağlamış olursunuz.

Standart düzeltme işaretlerini kullanırsanız, yeniden yazılacak yazıların çabuk ve kolay yazılmasını sağlamış olursunuz.

Yazılarınızı tükenmez kalemle yazınız, kurşun kalem yazısı, ışıkta parladığı için okuma güçlüğü yaratır. Ayrıca ucu sık sık kütleşeceği için yazılar okunaksız olabilir.

Aynı yazının birkaç kez düzeltilip yeniden yazılması durumu sık sık ortaya çıkıyorsa, aksayan

I. İŞ MEKTUPLARINA CEVAP VERMENİN İNCELİKLERİ

Şirketinize gelen iş mektuplarını yanıtlamak zaman zaman sizin üstlendiğiniz bir görev olabilir. Ancak, gelen mektuplara zamanında ya da gerektiği gibi cevap verilmemesi önemli bir prestij kaybına yol açabilir. Çünkü mektup yazmak da görgü kuralları gibi karşı tarafla olan iletişiminizde önemli bir rol oynar. İşte iş mektuplarına yanıt verirken size yardımcı olabilecek bir kaç ipucu…

1. İş Mektuplarına Cevap Verirken Dikkat Edilecek Hususlar

Gelen yazılara mutlaka en kısa sürede (en fazla 5 gün içinde) yanıt verilmelidir.

Eğer cevap bir sebeple gecikiyor olsa bile, en azından mektubun elinize geçtiğinize dair kısa bir not karşı tarafa iletilmelidir.

Gönderilen mektubun içerdiği konulara aynı sıra ile cevap verilmelidir.

Verilen cevaplarda dürüst olunmalıdır.

2. Anlaşmazlıklar Söz Konusu Olduğunda

En uygun kişiye, konuyu açık bir biçimde belirtmelisiniz.

Destekleyici, kanıtlayıcı tüm bilgileri sunmalı, gerekli olduğu durumlarda daha da detay bilgi verilebileceği söylenmelidir. (Tabi öncelikle bu bilgilere sahip olunmalı, sonra karşı taraf suçlanmalıdır.)

Anlaşmazlık konusunun giderilmesi için belirli bir süre verilmelidir.

İrtibat kurduğunuz kişi konuyu çözümleyemiyorsa, ilgili birimin ya da kuruluşun en üst düzey yetkilisine konu iletilmelidir.

Tam tersi, problem sizden kaynaklı ise; söz konusu problem üst konumdaki iş arkadaşlarınıza iletilmelidir.

Göndereceğiniz tüm yanıt mektupları, taslak halindeyken yönetici ile paylaşılmalıdır.

Yazıda duygular yansıtılmayıp, sadece verilere ve olaya dayalı bir üslup kullanılmalıdır.

Sabırlı ve nazik olunmalıdır.